Le changement dans les organisations, et particulièrement les changements liés à la transition digitale des entreprises sont des chantiers ayant de multiples facettes.
Une entreprise souhaitant accélérer sa transition digitale doit mettre en place plusieurs chantiers. Déployer de nouvelles solutions (équipement mobile, CRM, LMS, Intranet, RSE,…) tout en faisant évoluer la culture d’entreprise.
Ces projets peuvent être menés les uns après les autres ou en parallèle, tout dépend du rythme imposé par l’organisation.
Le rythme de la transition peut être imposé soit en anticipation d’une disruption de marché par l’organisation elle même, soit par l’évolution rapide de son environnement. Bien souvent l’interdépendance des projets fait que l’implémentation de multiples solutions doit se faire rapidement.
La transition digitale est à considérer comme un projet global composé de plusieurs “briques”. Pour accompagner le changement et s’assurer que l’ensemble des solutions déployées atteignent leurs objectifs (taux d’adhésion, taux d’utilisation,…) spécifiques, il faut alors décider d’accompagner le changement de manière globale ou de manière distincte pour chaque brique du projet de la transition digitale.
Chaque brique du projet global de changement a un objectif propre, s’intégrant dans l’objectif global du projet. Il sera donc nécessaire, pour maximiser l’impact de la démarche d’accompagnement, de communiquer et de suivre de manière spécifique l’utilisation de cette brique. Toutefois, un pré-requis nécessaire pour toute action de changement consiste à inscrire le changement dans la vision globale de l’entreprise. Cette vision sera (normalement) la même pour l’ensemble des projets. Il semble donc nécessaire de jouer sur les deux tableaux et de mener en parallèle une campagne d’accompagnement globale et des campagnes d’accompagnement spécifiques.
Cas pratique
Prenons le cas d’une organisation mettant en place différents chantiers, dans le cadre de sa transformation digitale. L’entreprise souhaite mettre en place un nouveau CRM pour ses collaborateurs afin d’améliorer l’efficience commerciale et le service client, un LMS pour moderniser son parcours de formation interne et un Intranet pour améliorer la communication interne et le partage d’informations.
Une communication propre à chaque projet est nécessaire, car les enjeux, les plannings de mise en place et les objectifs recherchés sont spécifiques. Toutefois, il semble nécessaire d’accompagner le changement de manière plus globale, pour donner une cohérence à l’ensemble des chantiers et inscrire l’ensemble des changements dans un projet global.
Nous recommandons de respecter certaines étapes
1/ Inscrire une vision globale du changement
Dans un premier temps, votre objectif est d’inscrire le changement dans une démarche globale de l’organisation. Les projets que vous allez déployer ne sont qu’une application tactique de vos choix stratégiques. Pourquoi le changement ? Quelles sont les éléments de votre environnement qui imposent ce changement? Qu’est ce qui est attendu du changement?
Donnez une identité au projet global, communiquez un planning macro et assurez vous de ne pas dévoiler vos solutions opérationnelles tant que le message n’est pas clairement passé dans votre organisation.
Il s’agit bien là d’aligner les collaborateur sur la vision globale du changement et de les engager de manière pérenne.
2/ Une fois la vision installée, entrez dans le spécifique de chaque brique projet
Vos équipes ont compris les raisons du changement et le périmètre global du projet, vous pouvez entrer dans le détail. Pour chaque projet, communiquez de manière spécifique sur les enjeux concrets, les objectifs et le planning.
Vous veillerez ici à suivre vos collaborateur de manière individuelle, chacun ayant ses spécificités et son historique.
3/ Mettre en place des indicateurs d’adhésion au niveau global et au niveau spécifique de chaque projet
Mettez devant vous tous les indicateurs de mesure dont vous disposez et déterminez ceux qui vous informent d’un taux d’adhésion global ou d’un taux d’adhésion spécifique à une brique du projet. Pour cela, favorisez principalement les indicateurs liés aux usages des collaborateurs par rapport à des indicateurs déclaratifs.
4/ Faites le lien
Pour donner un maximum de cohérence à vos campagnes d’accompagnement, pensez à rattacher les communications d’un projet spécifique au projet global. Idéalement, communiquez sur un planning global de changement intégrant les différents chantiers que vous allez mettre en place, cela donnera plus de clarté à vos messages.
Conclusion
Accompagner en parallèle plusieurs chantiers de transformation digitale peut représenter un certain niveau de complexité et nécessite d’y associer l’intelligence et les ressources nécessaires. Si vous ne les avez pas en interne, des solutions existent pour scénariser, planifier et automatiser des actions d’accompagnement au changement.
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